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Excelは「タダ」ではありません
「Excelは無料のソフトだから、管理コストはゼロ」——そう思っていませんか？ソフト代は確かにかかりません。しかし、記録作業に費やす担当者の時間は、毎月確実に人件費として発生しています。
外観検査を1件記録するための作業を分解すると、以下のようになります。
| 作業内容 | 所要時間 |
|---|---|
| 現場での写真撮影（複数箇所） | 約5分 |
| スマホ・カメラからPCへの転送 | 約3分 |
| フォルダへの整理・ファイル名変更 | 約3分 |
| Excelへのデータ入力・写真リンク貼り付け | 約4分 |
| 合計 | 約15分 / 件 |
週2回・月8件のペースで換算すると——
15分 × 8件 ＝ 120分（月間）＝ 2時間 / 月担当者の時給を2,500円として計算すると、月5,000円・年間60,000円が記録作業だけに費やされています。ソフト代はゼロでも、人件費は毎月かかり続けています。
［ここにグラフが入る：月あたりの作業時間と人件費換算額を示す棒グラフ ］
同じことが、他の業務でも起きていませんか？
この「見えない人件費」は、外観検査だけの話ではありません。写真を撮ってExcelに記録する業務が社内に複数あれば、同じコストがその数だけ積み上がっています。
たとえば、以下のような業務が該当します。
| 業務例 | 月間件数（例） | 月間工数 | 月間人件費（試算） |
|---|---|---|---|
| 外観検査履歴 | 8件 | 約2時間 | 約5,000円 |
| 設備点検記録 | 10件 | 約2.5時間 | 約6,250円 |
| 受け入れ検査 | 20件 | 約5時間 | 約12,500円 |
| 合計 | 約9.5時間 | 約23,750円／月 |
3つの業務を合わせると、年間で約285,000円が記録作業だけに消えている計算になります。これは「何かを購入しているわけではない」ため見過ごされがちですが、毎年繰り返し発生するコストです。
［ここにグラフが入る：業務別の年間人件費を積み上げた棒グラフ。業務が増えるほど積み上がることを可視化 ］
システム化すると、その工数が丸ごと浮きます
本システムは外観検査履歴に限らず、写真付きで記録・管理が必要な業務であれば同じ仕組みで対応できます。業務をひとつシステム化するたびに、その業務にかかっていた人件費がそのまま削減対象になります。
- 現場でスマホから直接記録できるため、PC転送・Excel入力の工程がなくなる
- 過去の記録はその場で検索・閲覧でき、「あのファイルどこだっけ」がなくなる
- 担当者が変わっても、記録のルールや場所が変わらない
まずは自社のExcel管理業務を書き出し、どの業務にどれだけの工数がかかっているかを確認してみてください。数字にしてみると、思った以上のコストが見えてくるはずです。